Consejos para escribir correos electrónicos

Carta-a-Juan-Ramón-Jiménez-desde-Baeza-1915A la hora de escribir un correo electrónico podemos emplear muchas de las recomendaciones que seguíamos antes para escribir una carta, por ejemplo:

1. SALUDAR AL DESTINATARIO.

Esta es una norma básica de educación. Un correo no es un mensaje de texto, por lo que hay espacio suficiente para utilizar una fórmula de saludo que dependerá de si el registro es formal o informal:

Estimado Sr. González:

Hola, Juan:

Hay que recordar que después del saludo siempre se colocan dos puntos y se sigue en un párrafo aparte. Escribir una coma en lugar de los dos puntos es un anglicismo ortográfico y no es correcto. También se puede poner punto y aparte:

Hola, Juan.

Además, cuando empleamos el saludo informal, el nombre de la persona a la que nos dirigimos cumple la función de vocativo; por tanto, debe haber una coma que lo preceda:

Hola, Rocío:

2. SER BREVE, CLARO Y DIRECTO.

Aquí es donde uno puede ahorrar en caracteres. Todos recibimos y enviamos muchos correos al día; por tanto, hay que tratar de usar frases sencillas (sujeto + verbo + predicado) y evitar las oraciones subordinadas que compliquen la lectura.

Es interesante repasar lo que hemos escrito antes de hacer clic en «enviar». Desde el punto de vista ortográfico, por si hemos cometido algún error o algún fallo al teclear, y desde el punto de vista gramatical y sintáctico, para usar las palabras adecuadas y ponerlas en el orden correcto.

No se escribe igual que se habla (son dos códigos distintos). Por tanto, si lo hacemos del mismo modo, corremos el riesgo de que el destinatario de nuestro mensaje no comprenda lo que queremos transmitir, ya que faltan muchos elementos del lenguaje oral (gestualidad, entonación, volumen de voz, etc.).

3. NO OLVIDAR LOS ADJUNTOS.

Si se va a adjuntar un archivo de cualquier tipo, lo mejor es hacerlo justo antes de empezar a redactar el correo. Tenemos tan mecanizado el acto de terminar de escribir el mensaje y hacer clic en «enviar», que a menudo olvidamos incluir el archivo adjunto. También es conveniente escribir el asunto y el nombre del destinatario al final, cuando ya tenemos preparado todo el correo. Así evitamos sorpresas.

4. CORREOS PROBLEMÁTICOS.

Si tenemos que responder un correo desagradable, es mejor no hacerlo inmediatamente. Esperaremos unas horas, y cuando nuestro estado de ánimo cambie, contestaremos con tranquilidad.

Un consejo del escritor Lewis Carroll: «Si has escrito algo que puede ofender a alguien, guárdalo durante un día y después léelo como si tú fueras el destinatario. Esto, a menudo, te hará cambiar las palabras ofensivas que hayas escrito por otras mucho más agradables».

5. DESPEDIDA.

Igual que en el caso del saludo, incluir una despedida es una muestra de cortesía. Se pueden usar muchas fórmulas, dependiendo del registro que se emplee («atentamente», «cordialmente», etc.).

En cuanto a la puntuación, puede usarse la coma cuando la frase de despedida no incluye ningún verbo:

Cordialmente,

María

Besos,

María

Si la despedida incluye un verbo en primera persona, se pone punto (ya que si escribimos una coma nuestro nombre haría la función de vocativo, y nos estaríamos despidiendo de nosotros mismos):

Quedo a su disposición.

María

(Es más fácil verlo si lo escribimos seguido: Quedo a su disposición. María / *Quedo a su disposición, María).

Si el verbo está en tercera persona no se pone punto ni coma.

Les saluda atentamente

María

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